Škola bez e-mailu

Anotace

Autor: vectorjuice, freepik.com

Řekněte mi, jak spolu komunikujete, a já vám řeknu, jak to u vás funguje. A to platí nejen pro komunikaci osobní, ale i tu online. Jak efektivní tato komunikace je, závisí na mnoha faktorech, počínaje našimi komunikačními dovednostmi a konče digitální gramotností, do které spadá i digitální minimalismus, což lze nejlépe demonstrovat na e-mailu.

Fragmentace online komunikace

Online komunikace v současné škole se odehrává v mnoha různých, často od sebe oddělených platformách. Část probíhá prostřednictvím školního informačního systému a část v rámci školního vzdělávacího prostředí, kde se dále rozděluje na synchronní a asynchronní či pomalou a rychlou ve formě videohovorů, chatů, předmětových kanálů, online sešitů a také e-mailů. Dřív nebo později nám dojde, že bez dobře navržené komunikační strategie to nebude fungovat. Její součástí by pak mělo být i to, k čemu daný komunikační nástroj používáme respektive nepoužíváme.

10 pravd o e-mailu

Cala Newporta jsme si na Spomocníkovi poprvé představili před dvěma lety u příležitosti vydání českého překladu jeho knihy Digitální minimalismus. Letos na jaře vyšla jeho zatím poslední kniha s názvem Svět bez e-mailu (do češtiny zatím nebyla přeložena), ve které odhaluje několik skutečností o tomto komunikačním nástroji. K nim jsem přidal několik dalších, plynoucích z principů digitálního minimalismu. Vzniklo tak celkem 10 pravd o e-mailu. Pojďme si je krátce představit. [1]

1. E-mailovou komunikací vytváříme hyperaktivní kolektivní prostředí (anglicky: hyperactive hive mind workflow), jež brání produktivitě. V tomto prostředí se všichni zúčastnění neustále vyjadřují k dané věci a snaží se vše řešit v jednu chvíli společně, což právě vede k nízké efektivitě.
2. E-maily snižují pracovní uspokojení a zvyšují náš stres.
3. Používáním e-mailu lidi nevedeme, pouze reagujeme na jiné události.
4. E-mail používáme i tam, kde se hodí efektivnější nástroje pro plánování, organizaci a řízení.
5. E-mailem učíme druhé spoléhat se méně na sebe a více na nás, že za ně vše vyřešíme.
6. Při práci s e-maily často nedokážeme efektivně prioritizovat a rozhodovat, co je důležité a co ne.
7. Při vyřizování e-mailů se nevědomky dostáváme do stavu, kdy máme pocit, že bez vyřešení všech e-mailů a prázdného inboxu nemůžeme jít dělat další práci.
8. Přílišná či nekoordinovaná e-mailová komunikace, generovaná ostatními lidmi, v nás postupně vyvolává strach, že něco zmeškáme (FOMO afekt z anglického Fear Of Missing Out), a nutí nás neustále navštěvovat e-mailovou poštu, a to i několikrát za den.
9. Okamžitou odpovědí na nově příchozí zprávy se dostáváme do reakčního režimu, jenž si nevědomky přenášíme z komunikace v sociálních sítích nebo instant messagingu, kdy také okamžitě na vše reagujeme a ke všemu se vyjadřujeme.
10. Za e-mail schováváme svou komunikační neschopnost řešit situaci jinou cestou.

10 tipů, jak nejen ve škole omezit e-mail na minimum

Pojďme se nyní zamyslet nad tím, jak bychom ve škole mohli omezit e-mailovou komunikaci nebo ji nahradit jinými způsoby tak, abychom byli efektivnější, dokázali lépe organizovat čas, úkoly a práci, ať už pro sebe, nebo pro druhé. Následujících 10 tipů nabízí několik řešení, která vám mohou pomoci toho dosáhnout.

1. Přesuňte komunikaci z e-mailu do jiných nástrojů dle svého zaměření. Pro organizaci projektů či skupinových úkolů vyzkoušejte Trello nebo Flow, pro online komunikaci v rámci užších týmů používejte týmové kanály v MS Teams (obdobně v Google Workspace) nebo skupinové chaty tamtéž. Nedělejte z e-mailu hyperaktivní kolektivní (skupinové, diskuzní) prostředí, kdy se všichni ke všemu vyjadřují a reagují na ostatní, a přitom se nic nevyřeší.
2. Omezte čas a frekvenci používání e-mailu. Stanovte si realistický limit, např. 2x denně, vždy na max. 30 minut, a dodržujte ho.
3. Vypněte notifikace pro e-maily (jste to vy, kdo si určuje, kdy do e-mailu půjde).
4. Zrušte reakční režim (neodpovídejte okamžitě na každý nově příchozí e-mail).
5. Odfiltrujte a ignorujte 95 % e-mailů (nástrojem pro filtraci v rámci vašeho e-mailového klienta), které nejsou důležité, a řešte jen zbylých 5 %, na kterých záleží. Sami rozhodněte o tom, co důležité je a co důležité není. Nenechte se ovlivnit. Každý si totiž myslí, že jeho e-mail je ten nejdůležitější.
6. Pokud prostřednictvím e-mailu delegujete činnosti a přeposíláte e-maily dalším, dělejte to s rozmyslem. Přemýšlejte, zda místo přeposílání neexistuje jiná, lepší cesta (viz bod 1).
7. Striktně oddělte pracovní (školní) a soukromou poštu a zrušte přesměrování oběma směry. Vyžadujte toto pravidlo v rámci celé vaší organizace jak u zaměstnanců, tak žáků (souvisí též s bezpečností a „firemní“ kulturou – používání výhradně školních e-mailů podobně jako kdekoliv ve firmách).
8. Odstraňte či zakažte spamy a reklamu, zrušte všechny odběry (newslettery), které nesouvisí přímo s vaší prací.
9. Nenechte druhé zvyknout si na to, že od vás vždy okamžitě dostanou e-mailovou odpověď. Nevytvářejte prostředí, ve kterém jste pro ně neustále k dispozici na e-mailu, abyste za ně mohli vše vyřešit. Podporujte jejich samostatnost na úkor pohodlnosti. Dopřejte jim dostatek prostoru a čas, aby přišli s vlastním řešením či návrhem, a teprve později s nimi případně celou situaci řešte (ideálně opět mimo e-mail).
10. Nenechte se stresovat stále novými e-maily a tím, že váš inbox není prázdný. Říkejte si, že e-mail není všechno a že to, co je opravdu důležité, si k vám nakonec cestu stejně najde.

E-mail jako zrcadlo vůdčích schopností

Citát o komunikaci z úvodu článku by se dal formulovat i v užším významu. Ukažte mi, jak používáte e-mail, a já vám řeknu, jak dobrými lídry jste. V případě školy se to však netýká jen ředitelů, zástupců nebo učitelů na vedoucích pozicích, ale i ostatních učitelů a žáků. Komunikační nástroje včetně e-mailu zasahují do mnoha oblastí projektového řízení, nejen do těch týkajících se samotného vedení lidí, ale například do time managementu, řešení problémů, komunikačních dovedností ad. Když zjistíme, že nejefektivnějším způsobem používání e-mailu ve školních projektech je jeho nepoužívání, zrušme jej a nahraďme jinými, lepšími nástroji. I v případě e-mailu se musíme naučit měnit naše návyky a přizpůsobovat je aktuální potřebě a situaci.

Pokud se dokážeme vymanit z e-mailové závislosti, získáme prostor a čas pro jiné, zajímavější aktivity. Nedopusťme, aby nás tato technologie ovládla ať už svou vlastní ekonomií pozornosti, nebo prostřednictvím těch, kteří neumí pomocí e-mailu efektivně komunikovat.

Odpověď na otázku, co by se stalo, kdybychom e-mail ve škole částečně nebo úplně zrušili, je nakonec poměrně jednoduchá. Nic. Schválně to zkuste, třeba jen na jeden den v týdnu. Stanovte si pátek bez e-mailu a uvidíte, co se stane.